אישור בקשות חופשה אוטומטי לצוות
עודכן יולי 2026 · צוות HELIX
אוטומציה לאישור בקשות חופשה מייתרת את המעבר הידני על כל בקשה. העובד ממלא טופס, n8n בודק את יתרת ימי החופשה מול טבלת Baserow, מוודא שאין חפיפה עם עמיתים בצוות, ומאשר אוטומטית בקשות שעומדות במדיניות. בקשות חריגות עוברות למנהל לאישור בלחיצה ב-Mattermost. הכול רץ על שרת HELIX שלכם, בלי הגבלת הרצות.
סוכנות דיגיטל בת 12 עובדים בתל אביב מקבלת עשרות בקשות חופשה בחודש. עד היום מנהלת המשרד עברה על כל בקשה ידנית — בדקה יתרות, יומן והתנגשויות עם פרויקטים. עם האוטומציה, בקשה של יומיים עם יתרה מספקת ואפס חפיפה בצוות מאושרת תוך שניות, נכנסת ליומן המשותף ומעדכנת את העובד. המנהלת מטפלת רק בחריגים באמת.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1נוד Form Trigger של n8n יוצר טופס בקשת חופשה עם השדות: שם העובד, תאריך התחלה, תאריך סיום, מספר ימים וסיבה. הקישור לטופס נשלח לצוות והבקשה נכנסת ל-workflow ברגע השליחה.
- 2נוד Baserow שולף את שורת העובד מטבלת 'עובדים' וקורא את יתרת ימי החופשה, ובמקביל מחפש בטבלת 'בקשות' חופשות מאושרות שחופפות לתאריכים באותו צוות.
- 3נוד IF אוכף את מדיניות החברה: יתרה מספקת, אפס חפיפה בצוות, הודעה מוקדמת של 7 ימים לפחות ועד 5 ימים רצופים. עמד בכל התנאים ← אישור אוטומטי; חרג ← מסלול אישור מנהל.
- 4בענף החריגים, נוד Mattermost מפרסם את הבקשה בערוץ המנהל עם כפתורי אישור/דחייה, ונוד Wait עוצר את ה-workflow עד שהמנהל מגיב (המשך דרך webhook).
- 5עם האישור (אוטומטי או מהמנהל), נוד Baserow מעדכן סטטוס ל'מאושר' ומקזז את הימים מהיתרה, ונוד HTTP Request כותב אירוע יום-שלם ליומן הצוות המשותף ב-Nextcloud דרך CalDAV (קובץ .ics).
- 6נוד Mattermost (או Send Email) שולח לעובד הודעת אישור עם התאריכים ויתרת הימים המעודכנת. בקשות שנדחו מקבלות הודעה עם הסיבה — הכול מתועד בטבלת Baserow.
וריאציות שוות
במקום CalDAV ל-Nextcloud, חברו את נוד Google Calendar כדי שכל חופשה מאושרת תיווצר אוטומטית ביומן הצוות המשותף ב-Google Workspace.
הוסיפו שליחת הודעת WhatsApp דרך WhatsApp Business API עם תבנית מאושרת מראש (ולאחר קבלת הסכמת העובד, בהתאם לחוק הספאם) שמודיעה על אישור החופשה ויתרת הימים שנותרה.
הרחיבו את נוד ה-IF בלוגיקה שמחשבת צבירת ימים חודשית לפי חוק חופשה שנתית וותק העובד, ומעדכנת אוטומטית את היתרה ב-Baserow בתחילת כל חודש.
שאלות נפוצות
נוד ה-IF בודק את היתרה מול Baserow לפני האישור. אם אין מספיק ימים, הבקשה לא מאושרת אוטומטית אלא עוברת למנהל עם התראה על החוסר, כך שאפשר לאשר חריגה או לדחות.
כן. אתם מגדירים את הכללים — צבירת ימים לפי חוק חופשה שנתית, תקופת הודעה מוקדמת ותאריכים חסומים. n8n רק אוכף את המדיניות שלכם. מומלץ לאמת את הכללים מול יועץ שכר.
השרת שלכם עם n8n עולה תוך 1-3 דקות, בלי הגבלת הרצות. את מתכון האוטומציה עצמו בונים בשעה-שעתיים, והליקסון זמין 24/7 אם נתקעתם. יש גם 14 יום החזר מלא.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n מנוהל מ-79 ₪/חודש קבוע, בלי הגבלת הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית. 14 יום החזר מלא.