מעקב מועמדים למשרה אוטומטי מכל המקורות
עודכן יולי 2026 · צוות HELIX
מעקב מועמדים אוטומטי אוסף כל פנייה למשרה — מאימייל, מטופס באתר ומלוחות דרושים כמו AllJobs ו-Drushim — למאגר מרכזי אחד ב-Baserow. n8n מזהה כפילויות, שומר את קורות החיים ב-Nextcloud, מקדם כל מועמד בצנרת הגיוס ומתריע לצוות ה-HR בזמן אמת. הכול רץ על שרת HELIX פרטי משלכם, קוד-פתוח, בלי הגבלת הרצות.
סטארטאפ בן 12 עובדים בהרצליה מפרסם 3 משרות במקביל, וקורות החיים מגיעים מ-AllJobs, מלינקדאין, מהמלצות עובדים ומטופס באתר — הכול מתפזר בין תיבות מייל ואקסלים, ומועמדים טובים נופלים בין הכיסאות. עם המתכון הזה כל פנייה נוחתת אוטומטית בלוח Baserow אחד עם שלב, מקור ותאריך; מנהל הגיוס רואה בזמן אמת מי ממתין לתשובה. במקום יומיים של סינון ידני בשבוע — חצי שעה.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1אספו מכל מקור: נוד 'IMAP Email' מאזין לתיבת הגיוס, נוד 'Webhook' קולט טפסים מהאתר, ו-'Schedule Trigger' מושך מדי שעה דיוורי לוחות דרושים. כל ענף מנרמל שדות עם 'Edit Fields (Set)' וקורא לתת-תהליך משותף ב-'Execute Sub-workflow'.
- 2פענחו קורות חיים: נוד 'Extract from File' קורא PDF/DOCX מהצרופה, ו-'Basic LLM Chain' (מחובר למודל שלכם) מחלץ שם, טלפון, אימייל וכישורים ל-JSON מובנה. הקובץ המקורי נשמר ב-Nextcloud דרך נוד 'Nextcloud'.
- 3מנעו כפילויות: נוד 'Baserow' מחפש לפי אימייל או טלפון, נוד 'IF' מפצל בין מועמד חדש לקיים — חדש נכתב כשורה עם שלב 'חדש', מקור וקישור לקורות החיים; קיים מתעדכן בלי ליצור רשומה כפולה.
- 4התריעו לצוות: נוד 'Mattermost' שולח כרטיס לערוץ #גיוס עם תקציר המועמד וקישור ישיר לקורות החיים, כך שמגייס תופס את הפנייה תוך דקות.
- 5זמנו ראיון: כשמגייס מעביר מועמד לשלב 'ראיון' ב-Baserow, נוד 'Baserow Trigger' מזהה את השינוי ונוד 'Cal.com' שולח קישור לתיאום; המועד שנבחר נכתב חזרה לשורה.
- 6מדדו את הצנרת: חברו את 'Metabase' למסד ה-Postgres של Baserow ובנו דשבורד חי — מועמדויות לפי מקור, זמן ממוצע לכל שלב ומשרות פתוחות — הכול על השרת שלכם.
וריאציות שוות
מועמדים שפונים בוואטסאפ נכנסים אוטומטית כשורה ב-Baserow. הודעת 'קיבלנו את מועמדותך' יזומה דורשת WhatsApp Business API עם תבנית מאושרת מראש והסכמת הנמען (חוק הספאם) לפני כל פנייה יזומה.
במקום Baserow, אחסנו כל מועמד כליד ב-EspoCRM עם שלבי גיוס מותאמים, כך שמעקב, תזכורות ומשימות המשך יושבים באותו CRM שהצוות כבר עובד איתו.
כשמועמד מגיע לשלב 'הצעה', n8n מפיק את מכתב ההצעה ושולח אותו לחתימה מחייבת דרך Documenso; העותק החתום נשמר אוטומטית בתיקיית המועמד ב-Nextcloud.
שאלות נפוצות
n8n עולה לאוויר תוך 1-3 דקות על HELIX, והמתכון מיובא כקובץ JSON מוכן. רוב העסקים מסיימים הגדרה בערב אחד; אם נתקעתם, הליקסון זמין 24/7, ויש 14 יום החזר מלא.
כן. הכול רץ על שרת HELIX פרטי משלכם, קוד-פתוח ובאחסון עצמי — קורות החיים יושבים ב-Nextcloud שלכם, בלי ספק SaaS חיצוני שמחזיק את נתוני המועמדים. השרתים באירופה, כ-70ms מישראל.
מסביבות 99 שקל לחודש, מחיר קבוע שלא עולה בחידוש. n8n בלי הגבלת הרצות, אז אפשר לגייס בכל היקף בלי תשלום פר-הרצה, עם קבלה אוטומטית על כל תשלום ו-14 יום החזר.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n מנוהל מ-79 ₪/חודש קבוע, בלי הגבלת הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית. 14 יום החזר מלא.