דוח פערים בספירת מלאי מול המערכת אוטומטי
עודכן יולי 2026 · צוות HELIX
ספירת מלאי ידנית כמעט תמיד מגלה פערים מול הכמויות שרשומות במערכת — אבל לזהות אותם ולהצליב הכול ביד לוקח שעות. אוטומציה זו ב-n8n מושכת את הספירה הפיזית מ-Baserow ואת המלאי הרשום מ-Odoo, מצליבה לפי מק״ט, ומחשבת אוטומטית דוח פערים שמסמן כל פריט שחורג מהסף — עודף או חוסר — ושולחת אותו לצוות התפעול תוך שניות.
נניח יבואן מוצרי חשמל קטן עם מחסן בפתח תקווה, שסופר מלאי פעם בחודש. עד היום הספירה נרשמה על דפים, ומישהו ישב יומיים להשוות מול המערכת — ופריטים יקרים שנעלמו התגלו רק חודשים אחרי. עכשיו הצוות מקליד את הספירה ב-Baserow מהנייד, ובלילה n8n מצליב מול המלאי הרשום ומפיק דוח פערים ממוקד: רק הפריטים שחורגים מהסף, עם הכיוון (עודף או חוסר) והערך השקלי של הפער. המנהל רואה בבוקר בדיוק היכן יש דליפת מלאי, מתקן ספירות שגויות, ומזהה גנבה או טעות בקבלת סחורה לפני שהיא הופכת להפסד מצטבר.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1הוסיפו נוד Schedule Trigger והגדירו אותו לרוץ בלילה שאחרי יום הספירה (למשל כל יום ב-22:00, או פעם בחודש בתום מחזור הספירה), כך שההצלבה מתבצעת אוטומטית אחרי שכל הצוות סיים להזין.
- 2הוסיפו נוד Baserow בפעולת Get many rows ומשכו את טבלת הספירה הפיזית שהצוות מילא — מק״ט וכמות שנספרה לכל פריט. זהו מקור ה'אמת מהמדף' של התהליך.
- 3הוסיפו נוד Odoo בפעולת Get many על המוצרים ושלפו את הכמות הרשומה במערכת (qty_available) לכל מק״ט. אם המלאי מנוהל במערכת ישראלית חיצונית כמו Comax, Priority או SAP — החליפו את הנוד ב-HTTP Request או MySQL שמושך את אותם נתונים מה-API או ממסד הנתונים של המערכת.
- 4חברו נוד Merge במצב Combine עם Merge By Fields, והתאימו את שתי הרשימות לפי שדה המק״ט. עכשיו לכל פריט יש שורה אחת עם הכמות שנספרה לצד הכמות שרשומה במערכת.
- 5הוסיפו נוד Code שמחשב לכל פריט את הפער (רשום פחות נספר), מסמן את הכיוון (חוסר או עודף) ומכפיל בעלות הפריט לקבלת ערך שקלי. אחריו נוד Filter שמשאיר רק פריטים שחורגים מהסף שהגדרתם (למשל פער של יותר מ-2 יחידות או מעל 50 ₪), כדי לסנן רעשי ספירה זניחים.
- 6הוסיפו נוד Mattermost בפעולת Post Message ששולח לערוץ התפעול סיכום מסודר של הפערים החורגים, ובמקביל נוד Baserow (Create row) שכותב כל פער לטבלת 'פערים' לתיעוד ומעקב. הריצו Test workflow על ספירת דמה, ואז הפעילו — ה-workflow חי תוך 1-3 דקות, ומכאן כל מחזור ספירה מפיק דוח אוטומטי.
וריאציות שוות
חברו את טבלת ה'פערים' ב-Baserow ל-Metabase ובנו לוח שמראה אילו מק״טים חוזרים ומראים פער חודש אחר חודש — אינדיקציה לדליפת מלאי, גנבה או טעות קבלה קבועה, ולא רק תקלה חד-פעמית.
אם הצוות סופר על נייר או ב-Excel, החליפו את מקור ה-Baserow בנוד Google Sheets, או ייבאו קובץ CSV מסורק ברקוד — ושאר התהליך (Merge, חישוב הפער והדוח) נשאר זהה לחלוטין.
לדחיפה מיידית לנייד המנהל אפשר להוסיף שליחת וואטסאפ — אך שליחה יזומה דורשת WhatsApp Business API, תבנית מאושרת מראש והסכמה לקבלת ההודעות בהתאם לחוק הספאם. לערוץ פנימי, Mattermost פשוט ומיידי יותר.
שאלות נפוצות
כן. n8n מתחבר לכל מערכת שחושפת API או מסד נתונים, כך שבמקום נוד Odoo פשוט משתמשים בנוד HTTP Request או MySQL שמושך את המלאי הרשום מ-Comax, Priority, SAP או כל מערכת אחרת. המערכות הישראליות האלה אינן חלק מהשרת המנוהל, אבל האוטומציה ב-n8n ניגשת אליהן ומצליבה בדיוק אותו דבר. אם צריך עזרה בחיבור, הליקסון זמין 24/7.
אין הגבלת הרצות ב-HELIX, כך שאפשר להצליב קטלוג של אלפי מק״טים ולהריץ ספירות תכופות בלי תוספת עלות. המחיר קבוע, בסביבות 99 ₪ לחודש, ולא מטפס בחידוש. השרתים באירופה עם זמן תגובה של כ-70ms, וההצלבה רצה תוך שניות. יש גם 14 יום להחזר כספי מלא כדי לנסות על נתונים אמיתיים לפני שמתחייבים.
פער אמיתי רק כאשר הספירה והצילום מהמערכת מתייחסים לאותו רגע. לכן כדאי לתזמן את ה-Schedule Trigger לשעה שבה אין תנועת מלאי (למשל בלילה), ולהשתמש בנוד Filter כדי להתעלם מפערים זעירים שנובעים מהפרשי עיתוי או טעויות הקלדה. הסף ניתן לכוונון לכל עסק — אפשר להתחיל רחב ולהדק אותו ככל שהספירות מתייצבות.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n מנוהל מ-79 ₪/חודש קבוע, בלי הגבלת הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית. 14 יום החזר מלא.