איך לשלוח טופס 101 דיגיטלי לחתימה לעובד חדש?
עודכן יולי 2026 · צוות HELIX
טופס 101 דיגיטלי מאפשר לכל עובד חדש למלא ולחתום על כרטיס העובד ישירות מהנייד, בלי דפים ובלי לרדוף אחרי חתימות. המתכון הזה ב-n8n מחבר את טבלת קליטת העובדים לחתימה דיגיטלית ב-Documenso: ברגע שמוסיפים עובד, נשלח אליו אוטומטית טופס 101 לחתימה, והעותק החתום נשמר בענן ומגיע ישר לרואה החשבון עוד לפני המשכורת הראשונה.
עסק שקולט עובדים בתדירות גבוהה — מסעדה, רשת קמעונאית או סטארטאפ — חייב טופס 101 חתום מכל עובד לפני תלוש השכר הראשון, אחרת רואה החשבון לא יכול לקבוע נקודות זיכוי ומדרגות מס נכונות. במקום לרדוף אחרי טפסי נייר, ברגע שמנהל המשמרת מוסיף עובד לטבלת Baserow נשלח אליו טופס 101 לחתימה מהנייד, והעותק החתום נוחת אוטומטית בתיקיית רואה החשבון — קליטה שנסגרת באותו יום.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1הוסיפו צומת Baserow Trigger שמאזין לטבלת קליטת העובדים: כל רשומה חדשה (שם מלא, תעודת זהות, אימייל וטלפון) מפעילה את הריצה עם פרטי העובד.
- 2הוסיפו צומת HTTP Request שקורא ל-API של Documenso ויוצר מסמך מתבנית טופס 101 שהעליתם פעם אחת, ממפה את שדות העובד ומגדיר את כתובת המייל שלו כחותם — Documenso שולח לו קישור חתימה למובייל.
- 3הוסיפו צומת Webhook נפרד שמאזין לאירוע document.completed מ-Documenso; ברגע שהעובד חותם דיגיטלית מהנייד, ה-Webhook מקבל את מזהה המסמך החתום.
- 4הוסיפו צומת HTTP Request להורדת ה-PDF החתום, ואחריו צומת Nextcloud בפעולת Upload ששומר את הטופס בתיקייה HR/טופסי-101 עם שם קובץ הכולל תעודת זהות ושם.
- 5הוסיפו צומת Baserow בפעולת Update שמעדכן את סטטוס העובד ל'טופס 101 נחתם' ומוסיף את תאריך החתימה לרשומה.
- 6הוסיפו צומת Mattermost ששולח לערוץ השכר ורואה-החשבון הודעה עם שם העובד וקישור לקובץ החתום, כדי שהקליטה תושלם עוד לפני המשכורת הראשונה.
וריאציות שוות
צומת Schedule Trigger שרץ בתחילת ינואר עובר על כל העובדים הפעילים ב-Baserow ושולח לכל אחד טופס 101 חדש לשנת המס — בלי מרדף ידני אחרי אף עובד.
צומת Wait + IF בודקים אם עברו שלושה ימים בלי חתימה ושולחים תזכורת. בשליחת וואטסאפ יזומה חובה WhatsApp Business API עם תבנית מאושרת ורק לעובד שנתן הסכמה מראש (חוק הספאם); ברירת המחדל — תזכורת באימייל.
בסיום החתימה, צומת HTTP Request מעביר את נתוני טופס 101 והקובץ החתום למערכת השכר של רואה החשבון (חשבשבת, מיכפל, חילן) דרך ה-API שלה או תיקיית Nextcloud משותפת — בלי הקלדה כפולה.
שאלות נפוצות
כן. רשות המסים מאפשרת מילוי טופס 101 דיגיטלי עם חתימה אלקטרונית. Documenso הוא קוד-פתוח ושומר נתיב ביקורת מלא לכל חתימה — חותמת זמן, כתובת IP ואסמכתה — כך שהעותק החתום קביל בדיוק כמו טופס נייר, ורק אתם מחזיקים בו.
n8n ב-HELIX עולה חי תוך 1-3 דקות ורץ בלי הגבלת מספר הרצות, כך שאפשר להחתים אינסוף טפסים באותו מחיר. השרתים מנוהלים ובקוד-פתוח, המחיר קבוע מסביבות 99 ₪ בחודש ולא עולה בחידוש, ויש 14 יום להחזר מלא אם לא מתאים.
הכול רץ על השרת הפרטי שלכם ב-HELIX, כך שפרטי העובדים ומספרי תעודת הזהות נשארים אצלכם ולא עוברים לאף צד שלישי. הקבצים החתומים יושבים ב-Nextcloud שלכם והגישה אליהם בשליטתכם המלאה. צוות הליקסון זמין 24/7 לכל שאלה בהקמה.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n מנוהל מ-79 ₪/חודש קבוע, בלי הגבלת הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית. 14 יום החזר מלא.