אוטומציה למרפא בעיסוק — זימון תורים ותזכורות להורים

שבוע טיפולים שמנהל את עצמו

בקליניקה לריפוי בעיסוק היומן הוא הנכס. מפגש שמתפנה ברגע האחרון הוא שעה שאבדה, ולרוב זה קורה רק כי ההורה שכח. המערכת מעבירה את התיאום מהראש שלך אל השרת: הילדים נקבעים לסדרת מפגשים שבועית בCal.com, ההורה יכול להזיז תור בעצמו מתוך הזמנים הפנויים שלך בלבד, ואין עוד סבב הודעות על כל שינוי קטן.

לפני כל מפגש שרת n8n הפרטי שלך שולח להורה תזכורת בוואטסאפ עם המועד וכפתור לאישור או ביטול. ילד שלא הגיע מקבל אוטומטית הודעת המשך לקביעת מועד חדש, והמשבצת שהתפנתה יכולה לעבור לילד אחר. בין המפגשים יוצאת גם תזכורת עדינה לתרגל בבית. כל ילד יושב ככרטיס בEspoCRM הפרטי שלך: פרטי ההורים, מטרות הטיפול, סטטוס הסדרה והחבילה — כך אתה רואה בשנייה מי באמצע, למי נגמרו המפגשים ולמי חסר שאלון רקע.

החשבון של אי־הופעה אחת

נניח עשרים וחמישה מפגשים בשבוע, ובממוצע שלושה מהם "מתאדים" בגלל שכחה. אם מפגש עומד על 250 ₪, אלה 750 ₪ בשבוע — קרוב ל־3,000 ₪ בחודש של שעות ריקות. תזכורת עם אישור מראש מורידה את אי־ההופעות בכ־60%, כלומר כ־1,800 ₪ שחוזרים בחודש, בלי לעבוד שעה אחת יותר. שרת מנוהל מ־99 ₪ (תמחור).

מה מרפאים בעיסוק שואלים אותנו

"ההורים אוהבים לדבר איתי אישית — זה לא ינכר אותם?"

התזכורת לא מחליפה את הקשר האנושי, היא משחררת אותו. במקום לבזבז את שיחת הטלפון על "מתי נקבע", אתה מדבר עם ההורה על ההתקדמות של הילד. הטכני עובר לשרת, האנושי נשאר אצלך.

"כל ילד הוא סדרה עם קצב שונה — המערכת מתמודדת?"

כן. Cal.com תומך בסדרת מפגשים קבועה, וה־CRM עוקב אחרי כמה מפגשים נותרו בחבילה של כל ילד. כשהחבילה מתקרבת לסיום אתה יודע מראש ולא מגלה באמצע מפגש שנגמרה.

"מותר בכלל לשלוח הודעות להורים?"

שליחת תזכורות מחייבת את הסכמת ההורה מראש לפי חוק הספאם. אוספים אותה בטופס ההצטרפות לטיפול ומסמנים בכרטיס הילד, כך שהמערכת פונה רק למי שאישר — וזו ממילא הודעה שההורה רוצה לקבל.

מתחילים ממפגש אחד

מגדירים סוג פגישה אחד ב־Cal.com ומחברים אליו תזכורת אוטומטית. תוך יום ההורים כבר קובעים לבד ומקבלים תזכורות. משם מוסיפים הודעת המשך לאי־הופעה ותזכורת תרגול. ארבעה־עשר יום החזר מלא — מספיק לעבור מחזור טיפולים שלם ולראות כמה שעות הפסקת לאבד.