שעון נוכחות עובדים בוואטסאפ בלי אפליקציה — אוטומציה ב-n8n
עודכן יולי 2026 · צוות HELIX
כל עובד כבר מחזיק וואטסאפ בטלפון, אז למה להתקין עוד אפליקציית נוכחות? האוטומציה הזו ב-n8n הופכת את מספר הוואטסאפ העסקי לשעון נוכחות: העובד שולח 'כניסה' בתחילת המשמרת ו'יציאה' בסופה, וכל החתמה נרשמת אוטומטית עם חותמת זמן בטבלת Baserow, כולל חישוב שעות — בלי אפליקציה ובלי מגע יד.
בית קפה בחיפה עם שנים-עשר עובדי משמרות סבל מדפי החתמה ידניים שהלכו לאיבוד ומחישוב שעות שגזל מהמנהלת חצי יום בכל סוף חודש. עכשיו כל עובד שולח 'כניסה' כשהוא מגיע ו'יציאה' כשהוא עוזב, ישירות מהוואטסאפ שכבר בכיס. השעות נצברות אוטומטית ב-Baserow, המנהלת רואה בדשבורד Metabase כמה שעות עבד כל אחד, ובסוף החודש הדוח מוכן לרואה החשבון בלי אקסל ובלי ספירה ידנית.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1הוסיפו נוד WhatsApp Trigger (WhatsApp Business Cloud) וחברו את מספר הוואטסאפ העסקי דרך WhatsApp Business API. מרגע החיבור כל הודעה שעובד שולח למספר — למשל 'כניסה' או 'יציאה' — נכנסת אוטומטית לתהליך, בלי אפליקציה להתקין.
- 2חברו נוד Switch שמנתב לפי תוכן ההודעה: המילה 'כניסה' פונה לענף החתמת כניסה, 'יציאה' לענף החתמת יציאה, וכל טקסט אחר לענף עזרה שמשיב לעובד הסבר קצר. כך אותו מספר וואטסאפ מטפל בשני סוגי ההחתמות.
- 3בענף הכניסה הוסיפו נוד Baserow בפעולה Create Row ששומר שורה חדשה בטבלת הנוכחות: שם העובד, מספר הטלפון, סוג='כניסה' וחותמת הזמן {{$now}}. Baserow הוא מסד הנתונים שמחזיק את כל גיליון הנוכחות במקום דפים ידניים.
- 4בענף היציאה הוסיפו נוד Baserow בפעולה Get Row(s) שמאתר את החתמת הכניסה הפתוחה של אותו עובד היום, ואז נוד Code (או Edit Fields) שמחשב את אורך המשמרת בין שעת הכניסה ל-{{$now}}, ונוד Baserow ב-Update Row שסוגר את השורה עם שעת היציאה וסך השעות.
- 5הוסיפו נוד WhatsApp Business Cloud בפעולה Send Message שמשיב לעובד אישור: 'נרשמה כניסה בשעה 08:32 ✓' או 'נרשמה יציאה — 8.5 שעות ✓'. התשובה יוצאת בתוך חלון 24 השעות מרגע שהעובד פנה, ולכן היא הודעת שיחה רגילה בלי צורך בתבנית מאושרת.
- 6לדיווח חודשי בנו workflow שני עם Schedule Trigger שרץ בתחילת כל חודש, מושך את שורות הנוכחות מ-Baserow, ומזין דשבורד ב-Metabase שמציג שעות לכל עובד — כך הדוח למנהל ולרואה החשבון מוכן אוטומטית בלי ספירה ידנית.
וריאציות שוות
הוסיפו Schedule Trigger בסוף היום שמאתר ב-Baserow עובדים עם כניסה פתוחה בלי יציאה, ושולח תזכורת בוואטסאפ. שימו לב: הודעה יזומה מחוץ לחלון 24 השעות דורשת WhatsApp Business API עם תבנית מאושרת מראש והסכמת העובד לקבלת הודעות, בהתאם לחוק הספאם.
בקשו מהעובד לצרף מיקום (Location) בהודעת ההחתמה, והוסיפו נוד IF שבודק שהקואורדינטות בטווח סביר מכתובת העסק — כדי לוודא שההחתמה בוצעה מהעבודה ולא מהבית.
הוסיפו Schedule Trigger בסוף היום שמסכם מ-Baserow מי עבד וכמה שעות, ושולח למנהל סיכום מרוכז בטלגרם או במייל — בלי שהמנהל צריך להיכנס לדשבורד.
שאלות נפוצות
לא. וואטסאפ כבר מותקן אצל כל עובד, ואין מה להתקין או ללמד. העובד פשוט שולח 'כניסה' בתחילת המשמרת ו'יציאה' בסופה למספר העסקי, וההחתמה נרשמת מיד ב-Baserow. ה-workflow חי תוך 1-3 דקות מרגע ההקמה, ואם משהו לא ברור הליקסון זמין 24/7.
כן, אבל צריך להבחין: תשובת האישור המיידית להחתמה יוצאת בתוך חלון 24 השעות ולכן היא הודעת שיחה רגילה. תזכורת יזומה שנשלחת שעות אחר כך היא הודעה מחוץ לחלון, ולכן דורשת WhatsApp Business API, תבנית מאושרת מראש והסכמת העובד — בהתאם לחוק הספאם.
לא. ה-n8n המנוהל ב-HELIX עובד בלי הגבלת הרצות, כך שגם עשרות עובדים שמחתימים כמה פעמים ביום לא מוסיפים שקל לעלות. המחיר קבוע — סביבות 99 שקל לחודש שלא עולה בחידוש, עם 14 יום החזר. השרתים באירופה עם זמן תגובה של כ-70ms, כך שהאישור חוזר לעובד כמעט מיד.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n מנוהל מ-79 ₪/חודש קבוע, בלי הגבלת הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית. 14 יום החזר מלא.