שליחת סידור משמרות לעובדים בוואטסאפ אוטומטית עם n8n
עודכן יולי 2026 · צוות HELIX
כל שבוע אותו סרט: מסיימים לבנות את סידור המשמרות בגיליון, ואז מעתיקים ידנית לכל עובד את השעות שלו בוואטסאפ. המתכון הזה הופך את הגיליון למקור אמת אחד: n8n קורא את השורות, מסנן לפי עובד ושולח לכל אחד רק את המשמרות שלו, בזמן קבוע וללא נגיעה ידנית.
נניח מסעדה בתל אביב עם 20 מלצרים ומשמרות שמתחלפות מדי שבוע. מנהל המשמרת בונה את הסידור בגיליון Google Sheets ביום חמישי, וכל עובד צריך לדעת מתי הוא עובד. במקום עשרות הודעות ידניות ושיחות טלפון של "מתי אני במשמרת?", האוטומציה שולחת לכל מלצר בוואטסאפ את המשמרות שלו לשבוע הקרוב. פחות טעויות, פחות מלצרים שלא מגיעים, והמנהל מתפנה לתפעל את המסעדה במקום לרדוף אחרי אישורים. הגיליון נשאר המקור היחיד לשעות ולמספרי הטלפון.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1הוסף Schedule Trigger וקבע אותו לרוץ פעם בשבוע בזמן שנוח לך — למשל כל יום חמישי ב-18:00, אחרי שסגרתם את הסידור.
- 2חבר Google Sheets בפעולת Get Row(s) כדי לקרוא את גיליון הסידור: עמודות של שם עובד, מספר טלפון, תאריך, יום ושעות המשמרת.
- 3הוסף Code node שמקבץ את השורות לפי עובד ובונה לכל אחד הודעה אחת עם כל המשמרות שלו לשבוע, כולל מספר הטלפון מהגיליון.
- 4חבר WhatsApp Business Cloud בפעולת Send Message, ושלח לכל עובד תבנית מאושרת עם רשימת המשמרות; מספר הטלפון נלקח מהשדה שהגיע מהגיליון.
- 5הרץ Execute Workflow לבדיקה על עובד אחד, ודא שההודעה מגיעה נכון, ואז הפעל את ה-Workflow כדי שירוץ אוטומטית בכל שבוע.
וריאציות שוות
במקום שליחה שבועית, הוסף Schedule Trigger יומי ששולח לכל עובד ב-WhatsApp Business Cloud רק את המשמרת של מחר — פחות שכחות ואיחורים.
אחרי השליחה לעובדים, הוסף שליחת הודעת WhatsApp Business Cloud אחת למנהל עם כל הסידור המלא לשבוע, כדי שיהיה לו מקור מרוכז.
אם הסידור ומספרי הטלפון יושבים ב-CRM, החלף את Google Sheets בנוד המתאים; שאר ה-Workflow — קיבוץ ושליחה בוואטסאפ — נשאר זהה.
שאלות נפוצות
כן, אך שליחה יזומה של הודעות דורשת WhatsApp Business API, ולרוב תבנית מאושרת מראש כי אתם פונים מחוץ לחלון 24 השעות. ודאו שהעובדים נתנו הסכמה לקבל הודעות עבודה, בהתאם לחוק הספאם, ושמרו את מספרי הטלפון בגיליון או ב-CRM.
מספרי הטלפון נשמרים בגיליון Google Sheets לצד שם העובד, וזה המקור שממנו האוטומציה קוראת. שימו לב שיומן Google לא שומר מספרי טלפון, ולכן אם אתם עובדים עם יומן, מספרי הטלפון תמיד צריכים להגיע מגיליון או מ-CRM נפרד.
n8n מנוהל ב-HELIX מתחיל ב-79 ש"ח לחודש, בלי הגבלה על מספר ההרצות, והמערכת עולה לאוויר תוך 1-3 דקות. יש 14 יום להחזר כספי וקבלה נשלחת אוטומטית. הליקסון זמין 24/7 והצוות בשעות הפעילות, והשרתים באירופה עם זמן תגובה של כ-70ms.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n מנוהל מ-79 ₪/חודש קבוע, בלי הגבלת הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית. 14 יום החזר מלא.