איך לשמור קבצים מטופס אוטומטית לתיקיות מסודרות ב-Drive?
עודכן · HELIX
רואה חשבון עצמאי מאשקלון ביקש מלקוחות להעלות מסמכים דרך טופס, אבל הקבצים הגיעו למייל בלי סדר וחלקם אבדו. עכשיו כל קובץ שלקוח מעלה נשמר אוטומטית בתיקייה על שמו בגוגל דרייב. כשהוא צריך את המסמכים של לקוח מסוים, הכול נמצא במקום אחד ומסודר לפי שם. הוא הפסיק לבזבז זמן על חיפוש צרופות בתיבת המייל, והלקוחות מקבלים שירות מהיר ומקצועי הרבה יותר לאורך כל השנה.
איך בונים את זה ב-n8n — צעד אחר צעד
- 1Webhook — מקבל את נתוני הטופס יחד עם הקובץ שהלקוח העלה.
- 2Edit Fields (Set) — קובע שם תיקיית יעד לפי שם הלקוח או התאריך.
- 3Google Drive — מאתר או יוצר את התיקייה המתאימה בדרייב.
- 4Google Drive — מעלה את הקובץ לתיקייה הנכונה עם שם ברור.
- 5Google Sheets — מתעד את ההעלאה עם קישור לקובץ למעקב.
וריאציות שוות
מוסיפים צומת Telegram שמודיע לכם על כל קובץ חדש שהועלה על ידי לקוח.
מוסיפים צומת Switch שמפנה קבצים לתיקיות משנה לפי סוג המסמך שנבחר בטופס.
מוסיפים צומת Gmail ששולח ללקוח אישור שהקובץ התקבל בהצלחה.
שאלות נפוצות
האוטומציה מטפלת בכל קובץ שהטופס מאפשר להעלות, כמו PDF, תמונות או מסמכי טקסט. צומת Google Drive מעלה אותו כפי שהוא לתיקייה הנכונה. חשוב רק לוודא שהטופס מעביר את הקובץ לצומת ה-Webhook בפורמט הנכון, ואז הכול זורם אוטומטית.
צומת Edit Fields קובע את שם התיקייה לפי שדה מהטופס, כמו שם הלקוח או התאריך, וצומת Google Drive מאתר תיקייה קיימת או יוצר חדשה. כך כל לקוח מקבל תיקייה משלו באופן אוטומטי, בלי שתצטרכו ליצור אותה מראש בעצמכם.
אין הגבלת הרצות ב-HELIX, כך שאפשר לקלוט כמה קבצים שצריך והמחיר נשאר ₪79 קבוע לגמרי. שימו לב שנפח האחסון עצמו נספר בחשבון גוגל דרייב שלכם ולא במערכת שלנו, כך שכדאי לוודא שיש לכם מספיק מקום פנוי בדרייב.
רוצים שהאוטומציה הזו תרוץ אצלכם — בלי להקים שרת?
שרת n8n פרטי — 79 ₪ לחודש בתשלום לשנתיים מראש (149 ₪ בחיוב חודשי), בלי מונה הרצות. חי תוך 1-3 דקות, עם גיבוי יומי ותמיכה בעברית, ו-30 יום החזר מלא.